Собрали для вас полезные советы от гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского, которыми он делится в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» (издательство «Манн, Иванов и Фербер»).
1) Планируйте отдых так же тщательно, как и рабочие задачи
Тайм-менеджмент — это не история про то, как успеть всё и умереть спокойно от перегрузки. Это история про грамотные стратегии и баланс работы и отдыха. И если планировать рабочие задачи мы все хорошо умеем, то с отдыхом сложнее. Вот несколько советов для тех, кто понимает — без хорошего отдыха нет продуктивной работы:
- отдыхайте ритмично. Автор рекомендует планировать 5 минут отдыха на каждый час работы. Можно также пользоваться системой помодоро: после 45 минут сосредоточенной работы над одной задачей делать перерыв на 5 минут.
- во время отдыха максимально переключайте активность. Например, если у вас сидячая работа, не стоит тратить 5 минут отдыха на то, чтобы пролистать соцсети, не вставая с места. Лучше немного пройтись, сделать пару упражнений, посмотреть в окно.
- позаботьтесь о полноценном отдыхе в ночной сон. Для этого выясните, сколько времени вам достаточно, чтобы выспаться. Попробуйте варьировать длительность сна, и вы поймете, какая продолжительность оптимальна для вас. И примерно за 2 часа до сна планируйте действия, которые позволят переключиться в «медленный режим»: прогулка, чтение, музыка.
- не планируйте рабочие встречи и дела «впритык». Оставляйте между ними небольшой временной промежуток, чтобы успеть переключиться. Такой «зазор» станет вашим спасением: если одна встреча немного затянется, вы все равно успеете на вторую.
Научим все успевать на курсе «Продюсер онлайн-курсов».
2) Придумайте для себя систему мотивации и концентрации, чтобы не откладывать на потом неприятные и трудные задачи
Даже небольшие задачи могут «съедать» весомый кусок времени, если вы бесконечно откладываете их на потом и страдаете от собственной несобранности. Вот несколько советов, как организовать работу с трудными или неприятными задачами:
- придумайте «якорь» для концентрации на работе. Это может быть чашка крепкого кофе, который вы выпиваете каждый день в начале рабочего дня, просматривая дела и намечая приоритеты. Или определенная музыка, которую вы включаете, когда нужно заняться сложной работой. Подойдет любой ритуал, который поможет настроиться на работу.
- съедайте «лягушку» раньше. Если у вас есть неприятная задача, которая займет 5 минут или меньше, сделайте ее с утра, не откладывая на потом. Так вы расправитесь с самым неприятным пораньше и сможете посвятить день более приятным вещам.
- режьте «слона» на бифштексы. Разделите большую задачу на конкретные и посильные шаги и выполняйте их каждый день. Например, чтобы написать книгу за 3 месяца, нужно писать в день хотя бы по 3 страницы текста - вполне посильная задача.
- продумайте промежуточные мотивации. Например, если вы за день сделали все, что запланировали, можно поощрить себя чем-то приятным: походом в кино, чашкой кофе в уютной кофейне.
- метод кнута и пряника. Отрицательная мотивация тоже может сработать при самоконтроле. Например, если вы месяц каждый день работали над важным проектом (изучение английского, написание книги), можно поощрить себя шопингом, поездкой за город или другим значимым для вас призом. А если вы были не усидчивы и откладывали на потом запланированные дела, шопинг или любой другой «приз» отменяется.
3) Сформулируйте личные долгосрочные цели
Как мы используем время своей жизни? Тратим его, чтобы достичь чего-то значимого и желанного? Или сливаем в пустоту? Чтобы не жить по второму сценарию, определите, какие цели «зажигают» вас и помогают двигаться вперед. Вот несколько советов, которые дает автор книги:
- ставьте «родные» цели. Не стоит стремиться купить айфон последней модели, потому что «что я, хуже всех?» Подумайте, какие цели ваши, а не навязанные обществом.
- записывайте «событие дня». Заведите «мемуарник», в котором каждый вечер записывайте, какое событие стало главным и самым важным сегодня. В конце недели выделите событие недели. Затем — событие месяца, года. Так вы увидите, чем действительно наполнена ваша жизнь.
- сформулируйте вашу миссию. Ответьте на вопрос «Что изменится в мире, если вас в нем не будет?» Автор предлагает также упражнение «эпитафия». Представьте, какую эпитафию сказали в вашу честь друзья или коллеги? Если эпитафия не соответствует тому образу, к которому вы стремитесь (например, вас скорее всего охарактеризуют как примерного семьянина и обстоятельного, но тяжелого на подъем работника, а вам хотелось бы быть смелым и стремительным предпринимателем), у вас еще есть время, чтобы это изменить.
- определите 5-7 ключевых сфер вашей жизни (это могут быть работа, семья, творчество, здоровье, финансы) и наметьте план действий на ближайшее время в каждом из этих направлений.
- сделайте цели измеримыми и конкретными. Например, не «открыть свое дело», а «через полгода запустить первый онлайн-курс и собрать как минимум 20 платных участников».
Учим востребованных специалистов на курсе «Продюсер онлайн-курсов».
4) Включайте в план «жесткие» и «гибкие» рабочие задачи
«Жесткие» задачи — те, которыми вы занимаетесь в определенное время, например, встречаетесь с клиентами, проводите совещание. «Гибкие» задачи — те, что не привязаны ко времени, например, написать статью и сдать ее через 2 дня. Формировать график дня автор рекомендует так:
- в планнер запишите «жесткие» задачи, привязанные ко времени
- составьте список всех «гибких» задач и выделите наиболее важные (2-3)
- если в рабочий день вам нужно поработать над крупными проектами, требующими времени, забронируйте время в планнере для них
- оставшееся время заполните «гибкими» задачами, начиная с самых важных.
И помните, что добиться максимума позволяет результато-ориентированный подход. Поэтому планируйте не «провести встречу с клиентом», а «добиться подписания контракта».
5) Оценивайте важность задач по критериям
Приучите себя оценивать каждую задачу по степени важности и значимости для вас. Если вы определили долгосрочные цели на предыдущем этапе и ключевые направления вашей жизни, делать это не так сложно.
Что делать с задачами, которые не становятся приоритетными:
- учитесь говорить «нет», если на вас стараются переложить задачи и проблемы других
- «покупайте» свободное время. Например, если уборка не доставляет вам удовольствия, проще нанять специалиста по клинингу, который наведет порядок за вас и сэкономит вам 2-3 часа для более значимых дел
- если вы руководитель, учитесь делегировать задачи, которые не требуют вашего участия.
В книге вы найдете подробный план по внедрению тайм-менеджмента в свою жизнь и много практичных советов. Приятного чтения!
Что еще почитать?
Как выбрать онлайн-курс для обучения, чтобы не выбросить деньги на ветер